Bedrijfsvoering

In 2019 hebben we het actieprogramma ‘Een mooie organisatie voor Nijmegen’ uitgerold. Uiteraard bleven daarbij de stad en haar inwoners centraal staan. De uitgangspunten  blijven: naar één organisatie, naar een netwerk organisatie en naar een wendbare organisatie.

Het actieprogramma kreeg vijf pijlers die in 2019 en de volgende jaren vorm gaan geven aan de uitgangspunten.

• Ontwikkelen, leren en innoveren: de visie op leren en ontwikkelen hebben we opnieuw vormgegeven en initiatieven om anders en effectiever te leren werden gestimuleerd.  
• Samenwerken en elkaar kennen:  het professioneel samenwerken aan verbetering heeft o.a. vorm gekregen door het traject dat met alle management assistenten is doorlopen. Ook hebben we diverse bijeenkomsten georganiseerd waarin leidinggevenden op bureauniveau elkaar dwars door de organisatie heen beter leren kennen en waardoor samenwerking wordt bevorderd.  
• Ontwikkelen van leiderschap: de visie op leiderschap hebben we vastgesteld en een management development programma is in de steigers gezet.
• Opgavegericht werken: het gemeenschappelijk management team bespreekt opgaven en stelt gezamenlijk duidelijke prioriteiten. Het werken met behulp van resultaatopdrachten is ingeburgerd in de organisatie.  
• Bedrijfsvoering maakt mogelijk: organisatieprincipes hebben we herijkt en opnieuw vastgesteld, de prestatiedialoog gericht op het sturen is verder uitgebouwd en wordt ondersteund door verbeterde managementinformatie.

Personeel

Oversteek en Talentontwikkeling

In 2019  heeft de evaluatie van Oversteek plaatsgevonden en is het gedachtegoed verankerd in de brede organisatieontwikkeling. Een van de pijlers van Oversteek is talentontwikkeling van zittende medewerkers.  Er is een start gemaakt met de ontwikkeling van een digitaal talentprofiel. Verder is de pilot met het interne coachingsnetwerk geëvalueerd en in het najaar structureel geïmplementeerd in de organisatie. Het draagt bij aan het vergroten van de persoonlijke effectiviteit van medewerkers en geeft medewerkers inzicht in hun talenten.

Mobiliteit

Oversteek zorgt voor een hoge interne doorstroom in de organisatie, waardoor er het afgelopen jaar 70 medewerkers een nieuwe plek hebben gevonden. Het generatiepact maakt het ouderen mogelijk om vitaler langer door te werken en biedt de organisatie kansen om meer jongeren aan te trekken. In 2019 maakten 119 medewerkers gebruik van het generatiepact en is het tussentijds positief geëvalueerd door de deelnemers. Daarnaast zijn er 23 jongeren onder de 30 jaar ingestroomd in onze organisatie.
Er zijn in 2019 geen nieuwe trainees geworven, de huidige groep loopt nog door tot in 2020. In het gehele jaar zijn er 148 stagiaires actief geweest. De inzet van medewerkers in de flexibele schil is in het afgelopen jaar in financieel volume licht gestegen ten opzichte van 2018, wat neerkomt op een flexibele schil ter waarde van € 12.851.000 oftewel 11% van de loonsom .  
Tevens is de organisatie voorbereid op de invoering van de WNRA per januari 2020.

Diversiteit en Inclusie

Als goed werkgever willen we groeien naar inclusief werkgeverschap. Dit doen we door arbeid te bieden aan mensen met inzet naar vermogen, zoals mensen met een functionele arbeidsbeperking. In het afgelopen jaar hebben we met andere gemeenten geparticipeerd in het regionale project Werken zonder Beperken. Hiermee geven we kansen aan hoger opgeleiden met een fysieke of mentale beperking. In 2019 was 5,3% van de formatie ingevuld als garantiebaan. Dit percentage ligt hoger dan het gestelde quotum van 2,14%.  Voor leidinggevenden is een lezing georganiseerd om de bewustwording rondom diversiteit te vergroten. En ten slotte draagt de ontwikkeling van het specialisme werving en selectie bij aan de borging van diversiteit in alle verschijningsvormen binnen onze organisatie.

Vitaliteit en Arbo

In 2019 is concreet invulling geven aan het vastgestelde vitaliteitsbeleid. In oktober 2019 is er weer een Week van de Vitaliteit georganiseerd net zoals bij andere grote organisaties in de stad hebben in dezelfde week (o.a. GGD Gelderland-Zuid, Radboud UMC, Radboud Universiteit, ROC en de Dar). De laatste afdelingen hebben de trainingen in het gedragsmodel gehad en voor complexe verzuimzaken zijn verzuimspecialisten ingezet. Deze inspanningen hebben bijgedragen aan een verder gedaald verzuimpercentage van 4,4% in 2019, ten opzichte van 4,8% in 2018.  Tevens heeft er een aanbesteding plaatsgevonden en gaan we met dezelfde bedrijfsartsen, bedrijfsmaatschappelijk werker, bedrijfsfysio en psychologen door om de inzetbaarheid van medewerkers verder te optimaliseren.

Informatie

Digitaal informatiebeleid

Afgelopen jaar zijn we gestart met de actualisatie van het digitaal informatie beleid, die in 2020 tot besluitvorming gebracht gaat worden.
De digitale dienstverlening wordt stap voor stap verder ingericht, mede op basis van de visie op dienstverlening en het betrekken van Nijmegenaren bij het procesontwerp. Dit doen we door dit slim te organiseren bij de ontwikkeling van deze procesverbetering en op logische momenten voor aanbesteding voor de vervanging van informatiesystemen (aflopende contracten).
We werken aan verder opbouw van gegevensmanagement om datasturing bij het zoeken naar antwoorden en oplossingen voor de opgaves van de stad te kunnen gebruiken.
Afgelopen jaar hebben we besloten extra aandacht te gaan geven aan de duurzame opbouw van informatiebewustzijn en - digitaal archiveren. Dit zijn projecten met een meerjarig perspectief om te zorgen dat medewerkers informatiebewust handelen tot hun normale werkwijze maken. Dit vergt een diverse aanpak die per organisatie eenheid wordt ingevuld met concrete plannen van aanpak.

Baseline informatieveiligheid overheid (BIO)

De Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG) is inmiddels overgegaan in de baseline informatieveiligheid overheid (BIO) en we zijn deze aan het vertalen naar actie maatregelen. Dit mede ingegeven door toenemende aandacht voor risico’s van cybercriminaliteit zoals we dit regelmatig ervaren door hackpogingen (zoals nog onlangs bleek bij de aandacht voor kwetsbaarheden Citrix en browser Internet Explorer) die lokaal en landelijk in de aandacht zijn. Mede via onze ICT dienst IRVN, gaat de inzet van capaciteit en middelen daarvoor in hogere mate nodig zijn, nu de digitalisering van onze dienstverlening en bedrijfsvoering toeneemt.
We zien dat we daarbij in toenemende mate gevraagd worden een regie- en adviesrol in te vullen, ook voor de partners waarmee we in de dienstverlening en samenwerking, regionaal werken.

Samen organiseren

Het programma samen organiseren van de VNG begint een concretere fase te bereiken. De informatievisie common ground is ontwikkelt en met de bouw ervan is gestart. Er wordt gewerkt aan een transitiestrategie die ons helpt die lokaal te gaan implementeren. We verwachten daarmee in 2020-2021 te kunnen starten met concrete toepassingen. Daarbij is deels de opbouw van technische componenten nodig, die landelijk in samenwerking plaats vindt. Tevens hebben de Task Force en het College van Dienstverlening de eerste resultaten kunnen bereiken in het verplicht verklaren van de Verwerkersovereenkomst (besparing op juridische kosten) en de inkoopvoorwaarden GIBIT. Deze zijn nu voor alle gemeenten en leveranciers eenduidiger vastgelegd.
Inmiddels zijn we niet meer alleen, maar met ruim 20 gemeenten, actief voor het realiseren van een bruikbare en veilige digitale identiteit. Het betreft samen overleg en onderzoek met VNG en ministerie BZK ivm voorbereiding wetgeving en praktijkbeproevingen.

Omgevingswet

Ten slotte hebben we voor de implementatie van de Omgevingswet (voorzien per 2021) de voorbereidende werkzaamheden voor de informatievoorziening gerealiseerd, zoals marktscans houden en inkoop(voorbereiding) van benodigde applicaties en het deels al kunnen realiseren van  technische implementatie van voorzieningen. Daarmee liggen we op koers, ondanks dat er nog steeds onzekerheden op het kader stellende gebied en bij de leveranciers aan de orde zijn.

Facilitaire Zaken & Huisvesting

Het Strategisch huisvestingsplan heeft geleid tot het onderbrengen van de gemeentelijke organisatie in 2 dienstgebouwen. In het kader van het Strategisch Huisvestingsplan hebben we aandacht gegeven aan het verhuur gereed maken en het verhuren van de vrije m2's in de vrijgekomen panden.

Ontwikkelingen

NDW21A

Het UWV heeft begin 2019 gebruik gemaakt van haar mogelijkheid om maximaal 10% van de gehuurde oppervlakte terug te geven aan de gemeente Nijmegen. Dit betreft in totaliteit 172 m2. December 2019 heeft het UWV 119 m2 van de teruggegeven m2’s wederom gehuurd.
Het WBRN heeft op 1 januari 2019, 250 m2 teruggegeven aan de gemeente Nijmegen. Door het wegvallen van een aantal extra opdrachten is het personeelsbestand met 25 medewerkers afgenomen, waardoor ze met minder m2’s toe konden.

Arsenaalgas

RN7 heeft in oktober 2019 haar huurcontract voor de eerste verdieping in de Arsenaalgas opgezegd. Ze is vertrokken naar een andere locatie in Nijmegen. Zij hadden 174 m2 in gebruik.
In de Arsenaalgas huurt sinds december 2019 een startend bedrijf de 4e verdieping. Deze verdieping is 526 m2 groot.

Elckerlyc

De ODRN is december 2019 verhuist van de 2e Walstraat naar de verdiepingen 1, 2, 3, en 4 boven de voormalige Stadswinkel. Deze verdiepingen hebben een totale oppervlakte van 2846 m2. De ruimte die zij achterlaten is 1365 m2 groot.
Per december 2019 is ook de begane grond in de voormalige Stadswinkel verhuurd aan het Festivalhuis. De vloeroppervlakte hiervan is 751 m2.

Per saldo

Per saldo hebben we op 31 december 2019, 2281 m2 meer verhuurd dan op 1 januari van datzelfde jaar

Overdracht complex Elckerlyc

Omdat we complex  Elckerlyc niet meer gebruiken voor de eigen organisatie hebben we het ikv het duurzaam organiseren van de Strategisch Huisvesting, overgedragen aan de afdeling VSA inclusief de financiële lasten en baten. Dus ook de kapitaallasten van de herinrichtingskredieten. VSA is vanaf nu verantwoordelijk voor de exploitatie van de panden binnen het complex.

Control

Stadscontrol is eind 2018 binnen onze organisatie gestart met het bouwen aan een controlfunctie die inzicht geeft in wat wel en wat niet werkt. Wij helpen de organisatie in het presteren, het leren en (om waar nodig) te verbeteren. In 2019 zijn we met de eerste concrete projecten een de slag gegaan.
Stadscontrol positioneert zich als kritische vriend. Een vriend die gevraagd en ongevraagd de organisatie en waar passend het bestuur scherpt en helpt om koers te houden.

De meerwaarde van Stadscontrol dient tot uiting te komen bij:

• Behalen van de afgesproken doelstellingen
• Naleven van regels en afspraken
• Beschikbaarheid van betrouwbare informatie
• Optimaal gebruik van onze beschikbare middelen
• Bescherming van onze activa, onder meer persoons- en organisatiegevoelige informatie
• Het voorkomen van fraude

In 2019 zijn we begonnen om het gesprek over bedrijfsvoering binnen de organisatie te verbeteren: de prestatiedialoog. Daarnaast zijn we aan de slag gegaan om inhoud (beleid) en geld (budgetten) beter met elkaar in relatie te brengen (traject 0-begroten). Met het management, het College en de auditcommissie van de Raad hebben we hierover het gesprek gevoerd en dit moet leiden tot een verbetering van de informatievoorziening aan College en Raad inzake inhoud en financiën.
Tevens hebben we een aantal andere projecten uitgevoerd: inzicht in cq sturing op de externe relaties van de gemeenten (bv verbonden partijen), een doorlichting van werkprocessen binnen de zorgketen, een behavioral audit binnen de organisatie over het leidende principe / de kernwaarde: “leren van wat we doen”.  En korte onderzoeken naar het “dossier woonboten”, “dossier uitkeringsverstrekking bijzondere bijstand” (hebben we nog andere gedaan?). Daarnaast onze reguliere bijdragen aan planning en control en trajecten als bezuinigingen en herprioritering van beleid.

Informatiebeveiliging en privacy

Op het gebied van ICT-control (CISO) en privacy (Functionaris Gegevensbescherming) heeft Stadscontrol een specifieke taak. In 2019 is de toetsing van de diverse stelsels (BRP, DigiD, Suwi, BAG, BGT)  verlopen via ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) . Door te voldoen aan de normen die de grondslag zijn voor ENSIA voldoet Nijmegen aan haar wettelijke verplichting en is zij een betrouwbare partner voor haar burgers.
Middels een zelfevaluatie legt de gemeente aan de Raad maar ook aan de rijksoverheid verantwoording af over de bescherming van haar informatie. Onderdelen hier van worden onafhankelijk geaudit.

Dit was het laatste jaar waarin de toetsing plaats vond op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Vanaf 2020 hanteren de gemeenten de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (de BIO), wat de samenwerking tussen de diverse overheidslagen vergemakkelijkt. De toetsing via ENSIA ontwikkelt zich en de efficiëntie in het verantwoorden verbetert. Hiertoe zal control de voortgang op de vastgestelde verbeteracties naar aanleiding van eerdere audits blijven toetsen.
Ook adviseren we de afdelingen bij het privacy proof maken van hun werkprocessen, en houden we de voortgang in de gaten.

De uitdagingen op het terrein van privacy en informatiebeveiliging zijn onverminderd groot en vormen een continu proces. In dit kader zullen er verdere maatregelen worden ingevoerd op het vlak van efficiënte verantwoording, duurzaam digitaal informatiebeheer, transparantie over het werken met persoonsgegevens en het duurzaam borgen van privacy bewustzijn binnen de gemeentelijke organisatie.

Fiscaal beleidskader
Horizontaal Toezicht

In september heeft tussen de Belastingdienst en de gemeente Nijmegen een evaluatiegesprek plaatsgevonden inzake het Horizontaal Toezicht convenant dat in het jaar 2013 is afgesloten. Tijdens het gesprek is de samenwerking op het vlak van fiscale interne beheersing geëvalueerd. Op een schaal van 1 tot en met 8 krijgt de gemeente Nijmegen het waarderingscijfer 7 van de Belastingdienst.  Voor komende jaren is afgesproken dat in het kader van vergroting van de fiscale interne beheersing verder de verbinding met de huisaccountant wordt gezocht. Deze samenwerking beoogt een vollediger beeld van mogelijke fiscale risico’s. Synergie wordt bereikt ten aanzien van de verantwoording bij de jaarrekening. De samenwerking draagt ook bij aan het vergroten van  comfort bij de belastingdienst bij het in beeld brengen van fiscale risico’s.

BTW
De fiscale ontwikkelingen afgelopen jaar op dit vlak zijn als volgt:

• De afwikkeling van de btw-behandeling van het dossier regionale groepsvervoer. Het resulteert in een teruggave van € 65.000,-.
• Het ministerie is met een standpunt gekomen over het afval dossier. Het inzamelen van afval is een overheidstaak. Het scheiden van afval is een ondernemerstaak. De btw die op kosten drukt wordt enerzijds via het compensatiefonds (overheidstaak) en anderzijds via btw-aangifte (ondernemerstaak) teruggevraagd. Recentelijk is het Ministerie met het standpunt gekomen dat de bijdrages aan het Nedvang belaste prestaties voor de btw zijn. Mogelijk moet een correctie plaatsvinden tussen het fonds en het btw-aangifte. Dit is een neutrale handeling. Echter bij verrekening van bedragen moet de rentecomponent in acht worden genomen. Aangezien het om financieel grote bedragen gaat zal het te betalen wettelijk rentebedrag behoorlijk groot zijn.  
• Het risico is aanwezig dat door wijziging van het structuur van ProRail in een ZBO (zelfstandig bestuursorgaan), de btw op kosten van investeringen van fietsenstallingen niet meer te compenseren is waardoor de investeringen 21% hoger uitvallen.

Loonheffingen
Aan het gebruik van dienstauto’s kleven fiscale risico’s. De Belastingdienst heeft een steekproef getrokken met betrekking tot het Wagenpark van de gemeente Nijmegen. Hierover zijn we nog steeds in gesprek. Mogelijk gevolg is dat het beleid over het gebruik van de auto’s aangescherpt wordt.
De belastingdienst heeft ons standpunt bevestigd dat voor het nuttigen van maaltijden geen rekening gehouden moet worden met een loonvoordeel. Voor het nuttigen van maaltijden geldt fiscaal een forfaitair bedrag. Indien het bedrag van de maaltijd onder het forfaitair bedrag ligt wordt dit fiscaal aangemerkt als een voordeel voor de medewerker en zou over dit bedrag belasting betaald moeten worden. Uit onderzoek blijkt dat een maaltijd bij de gemeente Nijmegen boven het forfaitair bedrag ligt met als gevolg dat de gemeente Nijmegen hier geen risico loopt op naheffing.   

VPB
Er heerst nog steeds onduidelijkheid over het dossier reclameactiviteiten. Het standpunt van de belastingdienst is dat gemeenten een onderneming drijven. Wij zijn van mening dat niet aan de voorwaarde van factor arbeid wordt voldaan en dat sprake is van normaal vermogensbeheer. Op dit moment is de gemeente Nijmegen hierover in gesprek met de belastingdienst.

Juridische zaken

Op het terrein van de bedrijfsvoering qua rechtsbescherming heeft de afdeling Juridische Zaken in 2019 uitvoering gegeven aan de afhandeling van bezwaren, klachten en beroepszaken, waarbij net als in het voorgaande jaar veel capaciteit ging naar het thema omzettingsvergunningen voor kamerverhuur.
Uit oogpunt van dienstverlening en een goed contact met de gemeente, proberen we daar waar mogelijk bezwaren en klachten informeel af te handelen. Daarnaast is veel aandacht voor samenwerking met andere afdelingen en derden. In dit verband deed vanuit de afdeling Zorg en Inkomen een medewerker ervaring op binnen het team rechtsbescherming bij de afhandeling van klachten en was er sprake van een uitwisseling met de Rechtbank Gelderland, waarbij een medewerker van de rechtbank onze afdeling kwam versterken en een medewerker van Juridische Zaken een jaar bij de rechtbank meedraait.  
De afdeling ontving 1309 bezwaren en 218 klachten over de gemeentelijke organisatie. We handelden 76% van de bezwaarschriften en 100% van de klachten af binnen de wettelijke termijn. Soms moeten bezwaren door hun complexe karakter uitvoeriger worden uitgezocht om een zorgvuldige besluitvorming te garanderen of wordt er gewerkt aan een informele oplossing. Ten aanzien van buiten de wettelijke termijn afgehandelde bezwaren, merken we op dat zich daaronder een aantal zogenaamde bulkbezwaren bevonden. Daarbij richten zich meerdere bezwaren tegen één uniek besluit. 41% van de niet tijdig afgehandelde zaken (120 bezwaren) zijn terug te voeren op slechts 6 unieke zaken. 8% van de bezwaren werd gegrond verklaard en 25% handelden we informeel af. Bij de klachten konden we 93% op informele wijze afdoen.
De andere belangrijke pijler van de afdeling Juridische Zaken is juridisch advies. We hebben ernaar gestreefd tijdig aan tafel te komen bij beleidsmatige advisering van andere afdelingen, hebben zelfstandig juridische adviseringsvraagstukken opgepakt en kennisbijeenkomsten georganiseerd. Andere belangrijke thema’s binnen het taakveld waren het voeren van de regie op de inzet van de huisadvocaat, de coördinatie van de afhandeling van WOB-verzoeken en de coördinatie van inzageverzoeken (AVG) en de toets op de juridische kwaliteit van alle college- en raadsvoorstellen.